Comment mettre les données au service des établissements de santé ?

Aujourd’hui le poids de la bureaucratie écrase les directeurs et les managers !

Il faut construire des rapports, remonter des statistiques, tracer chaque action, …

On a parfois l’impression que l’on passe plus de temps à écrire ce que l’on fait qu’à le faire. Bien sûr c’est nécessaire, pour partager les informations, pour sécuriser l’activité, pour analyser les résultats, …

Ce n’est pas une fatalité ! On peut maintenant automatiser les reporting pour se concentrer sur son travail sans perdre son temps à générer de la donnée.

En quoi les données peuvent-elles aider les décideurs à piloter leurs établissements et prendre les meilleures décisions ?

Organiser un établissement de santé demande de prendre constamment des décisions, parfois dans l’urgence.

Le manque de temps limite la possibilité de rassembler le maximum d’information pour faire un choix éclairé. Souvent face à une situation, il existe un protocole ou une habitude permettant de prendre rapidement la décision à appliquer dans ce type de situation.

Si dans 80% des cas, vision optimiste, la décision est la bonne, dans 20% des cas, la décision n’apporte pas une réponse suffisante au problème ou pire l’aggrave. Cela peut être dû à une particularité peu visible ou invisible du contexte. Des informations ont pu être oubliées ou ne sont tout simplement pas disponibles.

Avoir un outil de reporting (activité, financier et/ou RH) va vous soulager au moment de prendre vos décisions car vous vous appuyez sur des faits.

Au quotidien, les contrôleurs de gestion, dont le métier est de faire parler les chiffres, passent plus de 80% de leur temps à collecter les informations et à construire leur tableau de bord avec des formules compliquées. Ils utilisent le temps restant pour analyser les données. Il n’y a malheureusement plus de place pour réagir si l’on a détecté une situation anormale. Même si celle-ci aurait pu être corrigée facilement.

Vos tableaux de bord arrivent trop tard dans le processus de prise de décision !

Aujourd’hui, les établissements de santé ont la possibilité de se doter d’outils d’aide à la décision performants. Vous devez pouvoir disposer d’une information fiabilisée à tout moment.

Vous ne devez pas passer votre temps à rechercher vos chiffres puis mettre en forme vos tableaux.

L’ordinateur est capable de traiter les données bien mieux que tout être humain. En revanche, il n’est pas capable d’analyser aussi la situation aussi bien que vous et ne réglera pas le problème. C’est vous qui apporterez des solutions si vous disposez de la bonne information au bon moment.

Prérequis à la mise en place d’outils digitaux

Les principales explications sur la faible utilisation des données par les établissements de santé sont :

1. Ils n’en disposent pas ou peu
2. Ils n’ont pas le temps de les traiter
3. Ils n’ont pas conscience de tout ce que leurs données pourraient leur apporter.

Ce qu’il faut savoir quand on dirige ou pilote une organisation.

1. Vos données vous appartiennent et vous sont accessibles, peu importe où elles sont hébergées.
2. Des outils d’automatisation de la collecte et du traitement existent et sont maintenant très abordables. Vous passez directement à l’analyse des données
3. Notre cabinet intervient dans la fiabilisation des systèmes d’information et dans la construction d’outils d’aide à la décision.

Pour qu’un tel outil fonctionne et délivre le maximum de valeur, il est nécessaire de fiabiliser le circuit de l’information. Si les données utilisées ne sont pas fiabilisées, la décision prise ne pourra pas être satisfaisante. Pour cela, il est nécessaire de sécuriser chaque étape de la collecte au traitement de l’information.

En suivant ce lien vous découvrirez un tableaux de bord construit pour une Association fictive de 10 EHPAD.

Conclusion

Nous le constatons au quotidien ! Nous sommes entrés, depuis plusieurs années, dans l’ère de la donnée. Le nombre de données informatiques produites chaque année suit une croissance exponentielle.

L’utilisation de ces données est cependant très sous-estimée. Les organisations doivent se saisir du sujet et notamment les établissements de santé et voir tout le potentiel que peut apporter l’analyse de données.

Lorsque l’on parle de données de santé, on pense surtout à un danger plutôt qu’à une opportunité.

Le risque serait de les utiliser à mauvaise escient : contre les intérêts des patients !

Il est donc indispensable de collecter les données avec prudence et de les stocker dans des environnements sécurisés. Leur utilisation doit être encadrée, comme le prévoit le RGPD.

Dans chaque secteur dans lesquels nous sommes intervenus, et encore plus dans la santé, la valeur se trouve dans l’humain. C’est le contact humain qui fait la différence. Le soignant ne sera jamais remplacé par un ordinateur. L’outil accompagne le soignant pour lui donner la possibilité de faire son travail dans les meilleures conditions.

Notre cabinet s’inscrit dans cette logique : proposer le meilleur outil pour que le professionnel apporte le meilleur de lui même.

En tant que cabinet d’expertise comptable, notre mission est de faire parler les chiffres, nous certifions la fiabilité et l’intégrité des données pour vous puissiez prendre à tout moment les meilleures décisions.

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